报价单是外贸成交的第一道关口。一份专业的报价单能让客户快速决策；一份漏项的报价单，则可能让你签下"看起来有利润、实际在亏钱"的单子。
报价单 vs 形式发票（PI）
很多人把两者混用，但它们的法律性质和适用阶段不同：
| 报价单 Quotation | 形式发票 Proforma Invoice | |
|---|---|---|
| 法律性质 | 邀约邀请 / 价格说明 | 要约（有一定约束力） |
| 使用时点 | 客户询盘后、比价阶段 | 客户确认意向后 |
| 主要用途 | 比价、谈判 | 客户申请外汇、开信用证、付定金 |
| 可否修改 | 随时可改 | 修改需双方同意 |
实务建议：客户还在比价阶段，用 Quotation——改价不尴尬，也给自己留谈判空间。等客户明确要下单了，再出 PI，让对方拿去走内部流程。
很多小单直接用 PI 当报价单也能成交，但如果订单金额较大或客户是新客户，建议严格分开。
9 个必填项
一份让客户能直接决策的报价单，至少包含：
| 序 | 字段 | 要点 |
|---|---|---|
| 1 | 报价单号 | 便于双方追溯，如 QT-2026-1015 |
| 2 | 报价日期 | 有效期的起算点 |
| 3 | 有效期（Validity） | 必填，见下文 |
| 4 | 买卖双方信息 | 公司名、地址、联系人 |
| 5 | 产品明细 | 品名、图片、型号、规格、材质 |
| 6 | 数量与单位 | PCS / SET / CTN，别混用 |
| 7 | 单价与贸易术语 | 如 FOB Shanghai USD 10.00/PC |
| 8 | 总价与币种 | 大小写一致 |
| 9 | 付款方式与交期 | T/T / L/C，生产周期 |
强烈建议额外补充：
- 产品图片——客户看不到实物，图片是唯一判断依据
- 包装信息——每箱数量、箱规、毛重净重
- MOQ（最小起订量）——防止小单亏物流成本
- 样品政策——是否免费、运费谁承担
报价条款中最关键的 3 条
这三条写不写，直接决定你会不会亏钱。
1. 有效期（Validity）
必须写。 汇率波动、原材料涨价、海运费上调，全靠它兜底。
推荐写法：
Validity: This quotation is valid until 2026-11-30.
Prices are subject to reconfirmation thereafter.
（本报价有效期至 2026-11-30，逾期需重新确认。）
常见错误：有效期给 30 天，但成本是按今天算的。30 天内汇率动 2%，你的利润就没了。
2. 汇率基准
报价是外币、成本是人民币时，汇率是最大的不可控变量。
推荐写法：
Exchange Rate: Based on USD/CNY = 7.10.
Price subject to adjustment if exchange rate fluctuates by more than 1%.
（基于 USD/CNY = 7.10 计算。汇率变动超过 1% 时价格另议。）
有了这条，汇率大跌时你可以正当地要求调价，而不是自己硬扛。
3. 数量阶梯（Tiered Pricing）
既能鼓励客户加量，也能避免小单亏本：
| 数量区间 | 单价 |
|---|---|
| 1 - 999 PCS | USD 10.00 |
| 1,000 - 4,999 PCS | USD 9.50 |
| 5,000 PCS 以上 | USD 9.00 |
阶梯定价让客户觉得"多买更划算"，同时你的单位成本也确实随批量下降。
4 个导致亏损的常见错误
错误 1：漏算国内杂费
FOB 价不只是工厂出厂价：
FOB = 采购成本 + 国内运费 + 报关费 + 单证费 + 港杂费
+ 商检费（如需）+ 银行手续费 + 预期利润
港杂、单证、银行费每一项几十到几百元，单看不起眼，累积起来能吃掉小单的全部利润。
错误 2：汇率按"今天"报，有效期却给 30 天
上面已经说过，这是最隐蔽的亏损源。要么缩短有效期，要么写汇率调整条款。
错误 3：混淆 FOB / CFR / CIF
客户要 CIF，你按 FOB 成本加个运费就报了，漏了保险费。保险费按 CIF 价计算，还需要解方程：
CIF = CFR ÷ (1 − 投保加成 × 保险费率)
详细推导见 FOB、CIF、CFR 报价怎么换算。
错误 4：没写 MOQ
客户试单 50 件，你按 5000 件的单件成本报了价。结果是物流、报关、单证的固定成本摊到 50 件上，每件成本高得离谱，这一单必亏。
对策：明确写 MOQ: 500 PCS，小单要么加价，要么不做。
报价前的自查清单
- 有效期已写明
- 汇率基准与调整条款已写明
- 贸易术语已明确（含具体港口，如
FOB Shanghai而非笼统的FOB） - MOQ 已写明
- 国内杂费已计入（港杂、报关、单证、银行费）
- 保险费已计入（CIF/CIP 下）
- 出口退税已作为收入项计入
- 不予退税的进项已作为成本项计入
- 产品图片、包装信息已附
- 付款方式与交期已写明
在线生成
用工具生成规范版式，避免漏项：
确认订单后，可用 PI（形式发票）生成器 → 转成正式 PI；核算这单到底赚多少，用 外贸利润计算器 →。
免责声明：报价涉及汇率、退税、运费等多重变量，本文清单用于自查与规范格式，具体价格决策请结合你的实际成本结构确定。