形式发票（PI）怎么填？和报价单、商业发票的区别与 6 个必填项

Mon, 26 Oct 2026 00:00:00 +0000

很多新人第一次见 PI（Proforma Invoice）会困惑：它叫发票，却不是用来收钱的发票。

PI 是形式发票，是卖方在发货前开给买方的一份"预估账单"。它不产生会计上的应收应付，只是贸易流程里的一张"准单据"。

PI 用来做什么

买方据此申请进口许可 / 外汇额度
买方据此开立信用证
买方据此支付定金或预付款

没有 PI，很多国家的客户根本无法启动内部付款或开证流程。

三者关系：报价单 / PI / 商业发票

	报价单 Quotation	形式发票 PI	商业发票 CI
阶段	询盘后、比价	确认意向、付定金	发货后、清关/付款
性质	价格说明	要约（有约束力）	应收账款凭证
金额	预估	预估（≈成交价）	实际成交价
用途	比价	申请外汇/开证/付定金	清关、付款、退税

实务流：Quotation（比价）→ PI（付定金/开证）→ 发货 → Commercial Invoice（清关/尾款/退税）。

关键点：PI 和 Commercial Invoice 的品名、数量、金额必须一致。PI 是商业发票的"前置版"，海关和客户会拿两者对照。金额不一致会被质疑低报或高报。

PI 作为"要约"的法律效力

PI 一旦发给客户，客户接受（签字回传、付定金），通常就构成了合同关系。在不少国家，PI 本身可以被视为一份简易合同。

所以：

PI 上的条款要像合同一样严谨，尤其是价格、数量、交期、付款
不要随手改 PI 又不通知客户——这可能构成违约或误导
大额订单的 PI，建议加上"以正式合同为准"或明确争议解决条款（详见销售合同核心条款）

6 个必填项

序	字段	要点
1	PI 号 + 日期	便于追溯
2	买卖双方信息	全称、地址、联系人
3	商品明细	品名、规格、图片、HS 编码（建议附上）
4	单价 + 贸易术语 + 总价	如 `FOB Shanghai USD 10.00/PC`
5	付款方式 + 交期	定金比例、尾款条件
6	银行信息	收定金用：开户行、账号、SWIFT Code

第 6 项是 PI 区别于报价单的关键——客户要付定金，没有银行信息就付不了。

外贸销售合同怎么写？9 个核心条款与付款方式风险对照

Sat, 24 Oct 2026 00:00:00 +0000

前面所有的询盘、报价、形式发票，如果没写进合同，客户翻脸不认就都没用。

合同的核心价值不是"走个形式"，而是把口头约定变成可执行的条款——一旦出纠纷，你手里的合同决定了你能不能追回钱、去哪里追、按什么法律追。

9 个核心条款

一份能保护你的外贸销售合同，至少要有这 9 条：

序	条款	关键内容
1	商品条款	品名、规格、型号、材质、质量标准
2	数量条款	数量、计量单位、溢短装（More or Less）
3	价格条款	单价、总价、币种、贸易术语（含具体港口）
4	包装条款	包装方式、唛头、是否打托盘
5	交货条款	交期、装运港、目的港、可否分批/转运
6	付款条款	方式、时间节点、比例
7	检验与索赔	检验机构、检验期限、索赔期限
8	不可抗力	范围、通知义务、后果
9	争议解决	适用法律、仲裁或诉讼、地点

其中第 1、6、9 条最容易出问题，下面展开讲。

商品条款：质量标准不能含糊

反面写法：

Quality: As per international standard.
（质量：符合国际标准）

“国际标准"是哪个标准？谁来判断？出了争议，这种条款等于没写。

正面写法：

Quality: As per buyer's approved sample dated 2026-09-01, 
conforming to EN 71-3 (European Toy Safety Standard).
（质量：以买方 2026-09-01 确认的样品为准，符合 EN 71-3 标准。）

明确三件事：凭样品 / 凭标准 / 凭说明书，选一个并写具体。

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